100 hugmyndir um vinnu heiman frá

4. febrúar, 2021

Neðangreindar leiðbeiningar eru fengnar frá dönsku systursamtökum SSF, Finansforbundet.

Grunnatriði sem móta vinnudaginn þinn

Komdu á fót umskiptum sem tákna að þú sért „farin/n í vinnuna.“ Einnig þegar þú ert „komin/n heim.“
Ekki fara beint úr rúminu þínu í tölvuna.
Ekki tékka á tölvupóstinum á meðan þú ert í rúminu.
Bíddu þangað til venjulegur vinnutími þinn hefst, jafnvel þótt þú þurfir ekki lengur að eyða tíma í samgöngur.
Ekki vera lengur „í vinnunni“ en þú ert á venjulegum vinnudegi.
Farðu í göngutúr með hlaðvarp í eyrunum áður en þú hefur vinnudaginn.
Lestu einn kafla í skáldsögu þegar börnin eru farin í skóla. Kertaljós og kaffibolli.
Kannski hentar þér að stilla á háværa tónlist ef þú vilt kúpla þig í vinnugírinn.
Klæddu þig í vinnufötin/sparifötin áður en þú „mætir á fund“ – það gæti komið sér vel fyrir netfundina þína.
Notaðu kaffibollann sem þú notar yfirleitt í vinnunni. Þennan sem þú drekkur sæmilega, kalda kaffið úr. Hlutir vekja hugsanir.
Hringdu í mömmu þína þegar þú ert búin/n í vinnunni þar sem þú ert ekki fastur/föst í umferðinni síðdegis. Góðverk og ást eru mikilvæg í sjálfu sér.
Komdu þér upp fastri áætlun að fara í göngutúr þegar þú ert búin/n í vinnunni, því þannig getur þú „komið heim úr vinnunni.“ Þú getur auðvitað líka farið í hjólatúr.
Njóttu tímans utan vinnu með góðri samvisku.

Lítil heimaskrifstofa

Finndu þér ákveðinn stað heima hjá þér þar sem þú sinnir vinnunni þinni. Ákjósanlegt væri ef þú getur lokað dyrum til að fá næði. (Sjúkraþjálfarar virðast ekki mæla með rúminu þínu).
Gefðu því gaum að skapa fallegt og örvandi umhverfi. Það á ekki eingöngu við vinnuumhverfi. Til dæmis gætir þú keypt blómvönd vikulega til þess að lífga upp á heimaskrifstofuna þína.
Komdu þér upp fagmannlegu vinnuumhverfi og taktu þér oft stutt hlé inn á milli til að hreyfa þig. Vertu í réttri vinnustellingu þegar þú skrifar.
Borð, stóll, ljós, lyklaborð, skjár. Heyrnartól?
Góður hljómburður á vinnusvæðinu þínu gerir þér auðveldara að taka þátt í fjarfundum og þú verður ekki fyrir truflunum vegna annarra hljóða.
Ættirðu kannski að koma þér upp kofa í garðinum eða deila skrifstofuhúsnæði með öðrum í nágrenni við þig?
Þú þarft ekki að deila öllu. Það er allt í lagi að hafa annars vegar fagmannlega hlið og hins vegar sitt einkalíf.
Athugaðu hvort það séu staðir heima hjá þér sem þú vilt ekki að sjáist í mynd.
Íhugaðu hvort það sé einhver hluti vinnunnar sem þú vilt ekki inna af hendi heima hjá þér. Deilur milli samstarfsmanna eða kannski erfið samtöl?
Þýðir orðasambandið að vinna heimanfrá ekki bara „ekki á skrifstofunni“? Úti í guðsgrænni náttúrunni, á bókasafninu eða á kaffihúsi?

Tími til að sökkva sér niður í vinnuna

Fókus. Þú getur afkastað meiru á örfáum klukkustundum í ró og næði heldur en á heilum vinnudegi þegar þú þarft líka að hjálpa einhverjum með heimalærdóminn eða hlusta á maka þinn á fjarfundi í sinni vinnu.
Komdu á friði og ró við vinnuna. Líkamlega og andlega. Hávaði og truflun frá öðru fólki og stafrænum tækjum gerir þér erfiðara fyrir að einbeita þér, þannig að þú upplifir ef til vill meiri streitu.
Ruhe-tage (þetta er orð á þýsku sem er oft notað í daglegu tali og vísar til eins morguns í viku þar sem allir í deildinni hafa frið og næði til að lesa fagrit, sökkva sér ofan í flókið verkefni, o.þ.h.).
Friðsæll tími, 1-2 klukkustundir sem eru merktar á dagatalið og tileinkaðar innri íhugun. Á þessum tíma ertu ekki tiltæk/ur til þess að svara tölvupósti eða símanum.
Stilltu á sjálfvirkt svar er þú ert ekki við í nokkra klukkutíma.
Heilinn virkar mjög vel án þess að vera nettengdur. Ef þú þarft að hugsa um eitthvert ögrandi viðfangsefni varðandi vinnuna þína, gæti verið tilvalið að fara í göngutúr eða að leggjast í hengirúm.
Gerðu samstarfsfólki þínu kleift að sökkva sér í vinnuna. Er það bráðnauðsynlegt að senda afrit af tölvupósti á þennan aðila?
Lokafrestur er gott fyrirbæri. Hann hjálpar þér til þess að forgangsraða í ringulreiðinni.
Og þá er kominn tími á smáhlé.

Hlé veita þér orku

Taktu þér hlé annað slagið. Sérstaklega ef þú þarft að taka þátt í mörgum fjarfundum. Ef þú gerir það ekki verður hugsanagangur þinn eins og hjá góðglaðri manneskju þegar líður á daginn.
Bættu hléum í skipuleggjarann þinn til að tryggja að þú takir þau.
Andleg vinna tekur á. Því er ráðlegt að hugsa ekki mikið þegar þú ert í hléi. Þess í stað geturðu slegið grasblettinn eða hengt upp úr þvottavélinni.
Notaðu sjálfvirkt svar á meðan þú tekur þér hádegishlé svo að viðskiptavinir eða samstarfsfélagar tapi sér ekki. Og þá getur þú verið róleg/ur.
Settu upp þitt eigið mötuneyti. Fylltu ísskápinn með góðu snarli.
Dansaðu í hádeginu með maka þínum sem er líka að vinna heimanfrá. Kannski hvort í sínu herbergi ef þú þarft að efla sjálfstraustið í byrjun.
Samstilltu líkamsrækt á netinu með starfsfélögum þínum. Þrír, tveir, einn … og koma svo!
Njóttu þess að geta farið út til að fá þér ferskt loft og ef til vill smá dagsljós um miðjan vetur.

Spjall við kaffivélina

Sameiginlegt kaffihlé með í mesta lagi fjórum starfsfélögum í þínu teymi (ekki fleiri en það vegna þess að annars verða samræður stirðari). Skipuleggðu samræðurnar þannig að þú njótir kaffihlés með mismunandi hópum yfir vinnuvikuna, svo allir fái á endanum tækifæri til þess að spjalla við alla.
Hafðu hemil á hrifningu þinni hvað tækni varðar. Talaðu frekar við lifandi fólk.
Eða þvert á mótiL Sökktu þér í tæknilegan eldmóð og uppgötvaðu hvernig þú getur leikið þér og verið óformleg/ur í stafrænum samskiptum.
„Gettu hver býr hér“. Starfsfélagi sýnir myndir og hinir þurfa að geta upp á hver á heima þarna.
„Kynnstu samstarfsmanni okkar“: Sendu nærmyndir (þó ekki í anda #metoo), og leyfðu hinum að geta hver þetta er.
Hringdu í fólk í stað þess að senda alltaf tölvupóst. Til dæmis kl. 10:00 á hverjum morgni þegar þú ert að laga kaffi eða te.
Vinnufélaga-rúlletta: Dragið um það í sameiningu hver eigi að fara í göngutúr með hverjum. Það gæti verið vikulega eða bara sem hluti af fagmannlegri þjálfun.
Finnið eitthvað sem þið getið tekið sameiginlega þátt í. Verkefni, sjálfboðaliðavinna, sameiginlegt nám í spænsku.
Vertu heiðarleg/ur. Ef það var ekki föst venja hjá ykkur að hittast á bar eftir vinnu á föstudegi eða spila bingó, er einhver ástæða til þess að byrja á því núna?

Utanaðkomandi andagift

Bókaðu hvetjandi kynningar á netinu (eða líkamsrækt ef það má). Það gæti leitt af sér innblástur og nýjar hugmyndir hvarvetna í fyrirtækinu.
Morgunfréttatími: Ræðið fréttir dagsins hvarvetna að í heiminum milli klukkan 9:00 og 9:15 á morgnana. Þá eruð þið tilbúin að takast á við verk dagsins.
Lestu bók sem þú getur rætt við starfsfélaga á fjarfundi eða frá augliti til auglitis.
Ráðstefnur á netinu. Það er til hafsjór af ókeypis ráðstefnum og kynningum.
Taktu þátt í netspjalli með fólki utan vinnu þinnar um eitthvert nördalegt áhugamál.
Æfingafélagar og félagsstarf þurfa ekki endilega að takmarkast við samstarfsfélaga þína. Kannski er komið tækifæri til þess að komast að því hvað hitt fólkið í fyrirtækinu veit og getur gert?
Haltu 10-15 mínútna netkynningu fyrir vinnufélagana um efni sem þú hefur mikinn áhuga á. Þið lærið öll eitthvað á því og þú færð æfingu í að halda fyrirlestra á netinu. Þú gætir líka tekið kynninguna upp og notað hana kannski síðar í öðru samhengi.

Virk stjórnun – í fjarlægð

Ekki hugsa um þetta vinnufyrirkomulag eingöngu frá kórónaveiru-sjónarmiði. Hugsaðu um það sem langvarandi vinnu heiman frá. Hvernig kæmi það út?
Taktu þér tíma fyrir stjórnun. Það er ekki lengur hægt að sinna henni með því að fara rúntinn á skrifstofunni. (Það gæti jafnvel ekki hafa verið hægt að sinna þannig stjórnun fyrir tíma kórónaveiru).
Fókuseraðu á gæði vinnunnar í stað fólksins sem situr við skjáinn sinn. Sýndu traust. Skilvirkustu starfsmennirnir geta verið þeir sem slökkva á símanum sínum til þess að einbeita sér.
Veittu þeim sérstaklega athygli sem eru nýráðnir, nýfluttir úr annarri deild eða eru í tímabundnu íhlaupastarfi og eru því ekki með sterka tengingu við samstarfsmenn sína.
Tryggðu kerfisbundið að það séu tíð og áreiðanleg samskipti við fólk sem eru að vissu leyti þjálfunartengd. Það færir fólk nær hvert öðru og skapar tengsl, þá finnur fólk að það sé hluti af samfélagi, að vinnan þýði eitthvað og það stefni í rétta átt.
Það er auðveldara að vinna heiman frá ef þú býrð í stóru, rúmgóðu húsi og engin smábörn á heimilinu. Hvað geturðu gert fyrir þá sem njóta ekki þeirrar sérstöðu?
Spurðu starfsmenn þína hvað hentar þeim best. Þeir eru örugglega búnir að hugsa mikið um það, svo þér er óhætt að spyrja.
Gefðu starfsmönnum þínum „fjarvinnukörfu“ með: súkkulaði, lakkrís, góðu kaffi/te, steiktum lauk (sem allir vita að getur lífgað upp á fábrotinn hádegismat), pottaplöntu … Hugsaðu um eitthvað fleira sem hægt væri að setja í körfuna. Notaðu þá peninga sem hafa sparast í mötuneytinu, á ráðstefnum og ýmsum atburðum.
„Opið hús“ fjarfundir án skipulagðrar dagskrár. Þá geta starfsmenn spurt þig um allt sem er að gerast í fyrirtækinu sem þeir geta ekki fylgst með í fjarlægð.
Komdu upp hugveitu (think-tank) um málefni fundarins eða fyrirtækisins sem gæti leitt af sér góðar hugmyndir til þess að auka ánægju og drifkraft. Það þarf ekki endilega að vera í þágu stjórnenda.
Gerðu það að skyldu að mæta á skrifstofuna einn eða tvo daga í viku þannig að þið getið hist augliti til auglitis. (Ef það er heimilt). Gerið eitthvað saman á þeim dögum.

Áhugaverðir fjarfundir og vinnustofur

Fjarfundir í netheimum eru bara fundir. Það sem gildir um fundi í raunheimi gildir einnig um þá. Mundu að hafa fundarstjóra, dagskrá og samantekt.
Skipuleggðu fundinn og undirbúðu hann vel. Prufukeyrðu hann.
Þátttaka, skuldbinding og breytileiki eru þrjú mikilvæg lykilorð.
Stutt hlé – og MÖRG stutt hlé. A.m.k. 5-10 mínútur á klukkustund.
Allir eiga að vera með kveikt á myndavélinni. Sú vísa verður aldrei of oft kveðin. Vídeó fyrst og fremst. Þetta snýst um traust.
Notaðu skeiðklukku (ekki bara venjulega klukku) á meðan á hléi stendur og hvettu þátttakendur til þess að yfirgefa ekki fundinn, heldur einungis að slökkva á tali og myndavél. Bigtimer.net hefur reynst vel.
Ítrekað: Breytileiki er lykillinn að því að halda langa fundi eða vinnustofur á netinu. Skiptu á milli kynninga með glærum, án notkunar glæra, hópvinnu í hliðarherbergjum (break-out rooms), allsherjarumræðu, kynninga á hópavinnu, hópavinnu á meðan tekinn er göngutúr (t.d. aðskildir fundir bókaðir með 3-4 þátttakendum. Þátttakendur skrá sig inn á fund með farsímanum sínum, setja á sig heyrnartól og ganga á meðan fjallað er um viðfangsefni).
Skiptu oft um uppsetningu. Til dæmis á meðan samræðum stendur, geturðu lagt fram spurningar, rétt upp hönd, spurt einhvers á spjallþræði, o.s.frv.
Borðið hádegisverð saman í 3-5 manna hópum í hliðarherbergjum (break-out rooms). Þá getur fólk tekið þátt í óformlegu samtali.
Gakktu úr skugga um að þú hafir skipað í þrjár mikilvægar stöður fyrir vinnustofu á netinu: leiðbeinandi (facilitator), spjallstjóri (chat moderator) og UT sérfræðingur.
Gættu þess vel að virkja alla þátttakendur í óformlegu spjalli sem er tengt fundinum, jafnvel þótt einn sé að vinna heiman frá og hinir séu á staðnum.
Þegar um er að ræða heilsdagsfund með vinnustofum: Sendu pakka með hádegismat og/eða snarli heim til allra þátttakenda. Það kemur umræðum af stað – segja þeir sem það hafa prófað.
Taktu frá tíma fyrir hversdagslegt spjall í upphafi fundar – eða farðu inn á fundinn nokkrum mínútum áður en hann hefst og talaðu við þá sem hafa gert hið sama.
Haltu fjarfund þegar þess er þörf – ef ekki, gefðu augum og huga þínum smáhvíld.
Notaðu snjalllausnir fyrir samstarf til þess að virkja þátttakendur. Mentimeter eða bara Menti: Þetta er náskylt Kahoot – en aðeins alvarlegra og gott til þess að greiða atkvæði, búa til orðaský, o.s.frv. Miro.com: sameiginleg tússtafla sem gerir notendum kleift að deila hugarflugi sínu um eitthvert málefni. Slack/Yammer: aðgengilegt og notendavænt samskiptaforrit.

Glamúr í hversdagsleikann

Millifærðu 400-600 kr til samstarfsmanna/undirmanna þinna á föstudegi fyrir nammipoka.
Haltu tónleika á netinu sem allir notendur (og fjölskyldur þeirra) geta notið.
Taktu þátt í „Bring Sally Up“ átakinu um hnébeygur. Auðvitað með hjálp myndavélar (YouTube er vinur þinn).
Ekki hvetja til samsöngs (sing-along). Það hefur verið reynt. Það er vandræðalegt.
Haltu bingó fyrir áhöld og tæki á heimaskrifstofu.
Bjórsmökkun á netinu – föstudagsbarinn. Sendu bjórkassa heim til allra og fáðu fagmann frá brugghúsi til þess að leiðbeina ykkur.
Það sama og hér fyrir ofan, en hafa súkkulaði í staðinn.
Flóttaherbergi (Escape Room) á netinu – Google er vinur þinn.
Spilið látbragðsgátu (Charades) á netinu. Til dæmis á Skribbl.io.
Fáðu samstarfsmenn þína til þess að fókusera á litla ávinninga sem hækka orkustig – til dæmis að tilnefna bestu hugmynd mánaðarins.
Miðvikudags-bingó með „kúl“ vinningum. (Eitt spjald ætti að vera nóg).
Ef allir kasta smá glimmeri á hvert annað verður skemmtunin betri heldur en ef eingöngu einn aðili er ábyrgur fyrir glimmerinu. Að því sögðu, þá eru sumir betri í þessu en flestir aðrir.

Andlegi þátturinn

Viðurkenndu að þú getur ekki alltaf verið skilvirk/ur. (Þetta átti einnig við um skrifstofuna … en shhh).
Nú hefur þú fengið tækifæri til þess að standa þig mjög vel í vinnu heimanfrá. Þetta var líka raunin áður en kórónaveiran ógnaði okkur en nú eru fyrirtæki að grípa þetta tækifæri í enn meira mæli.
Þú getur ekki borðað hádegismat með vinnufélögum þínum en nágranni þinn er sennilega heima. Voilá. Nýir tímar, ný tækifæri, nýtt fólk.
Þú sparar þér tíma sem fer í samgöngur eða að strauja föt. Ættirðu ekki að verja þeim tíma í eitthvað sem eykur lífsgæði þín?
Margir kjósa að eigin frumkvæði að vinna heimanfrá vegna þess að það gefur þeim tækifæri til að gera eitthvað nýtt. Þýðendur, rithöfundar og ýmsir sjálfstætt starfandi verktakar. Kannski eru þeir búnir að finna góða lausn?
Taktu þér andartak til þess að hugsa um fólkið sem er í framlínunni á meðan þú gast leyft þér að lesa þessa grein með ilmandi kaffibolla í annarri hendi og enga andlitsgrímu.

Heimild: Pia Hauge & Signe Bjørg Lyck

https://www.kommunikationsforum.dk/artikler/Hjemmearbejde-gjort-godt