Frjáls sætaskipan tíðkast töluvert innan fjármálafyrirtækja hér á landi. Meiningar um þetta fyrirkomulag hafa verið skiptar og sama staða er uppi hjá frændum okkar Dönum þar sem þessi skipan hefur verið rannsökuð meira en hér á landi.

Að mati sérfræðingsins Maisa Larsen dé Martino frá Copenhagen Business School eru bæði kostir og gallar við frjálsa sætaskipan. Hún telur  hugmyndina ekki komna til að vera og telur fyrirtækin horfa framhjá ýmsum þáttum.

• Finnst þér að á hverjum morgni fari fram barátta um góða sætið?
• Finnst þér að þú þurfir að eyða löngum tíma í að stilla stólinn, skjáinn og hækka eða lækka borðið?
• Finnst þér gaman að sitja á mismunandi stöðum með mismunandi samstarfsmenn í kringum þig?
• Nýtur þú þeirrar fjölbreytni að sitja ekki alltaf á bak við sama skrifborðið með sama útsýni á hverjum degi?

Viðhorfin til frjálsra sæta eru mörg. Notkun fyrirtækja á sveigjanlegu skrifstofurými hefur þróast síðan kórónufaraldurinn lagði hefðbundið skrifstofuskipulag í rúst og skapaði algerlega nýja nálgun við að fara í vinnuna.

Maisa hefur unnið rannsóknarverkefni um blandaða vinnustaði og frjálsa sætaskipan þar sem tekin voru mörg eigindleg viðtöl við stjórnendur og starfsmenn í ýmsum fyrirtækjum.

Það verða einhverjar breytingar í líkamanum þegar við komum okkur fyrir á nýjum stað. „Við erum líffræðilegar verur og líkaminn og heilinn bregðast sjálfkrafa við þegar við setjumst inn í herbergi. Við finnum útganginn og skoðum hvar við erum örugg. Ef þú flytur þig til getur það þýtt að þú verður aðeins meira á verði og með meiri athygli,“ segir hún.

Einn kostur við sveigjanlegu sætin er að þetta fyrirkomulag er hagkvæm leið til að nýta fermetrana á skrifstofunni.  Maisa bendir líka á rannsóknir sem sýna að það er auðveldara að byggja upp tengsl við aðra þegar maður situr með þeim. „Þannig að það gefur starfsmanni tækifæri til að tala við fólk sem hann talar ekki venjulega við. Og ein af rökunum fyrir frjálsum sætum er að það stuðli að samstarfi þvert á skipulagið“.

Frjáls sæti geta einnig minnkað áhrif þeirrar goggunarraðar sem við upplifum á vinnumarkaði, jafnvel þó að við séum með tiltölulega flatt valdaskipulag á Íslandi.

„Í fjármálageiranum vilja ekki allir sitja við hlið forstjórans. En þegar það eru laus sæti geturðu setið við hliðina á einhverjum sem er ofar í goggunarröðinni en þú, og það getur haft jákvæð áhrif á skynjun skipulagsins á vinnustaðnum“. En auðvitað finnst ekki öllum starfsmönnum  jafn þægilegt að sitja við hliðina á yfirmanninum. „Sumum finnst kannski fylgst með þeim og enn  öðrum líður ekki vel með að  vita ekki hvort þeir þurfi að sitja við hliðina á yfirmanninum þegar þeir koma inn á skrifstofuna“.

Annar ókostur er að frjáls sætaskipan getur haft áhrif á sálrænt öryggi í neikvæða átt. „Fyrir sumt fólk er mikilvægt að vita hvar það situr og með hverjum það verður yfir daginn. Það veitir þeim öryggi,“ segir hún.

Hún útskýrir líka að þetta geti haft áhrif á tilfinningu þess að tilheyra vinnustaðnum. „Þegar við nýtum sveigjanleikann og vinnum í nokkra daga heima, getur tilfinningin um að tilheyra minnkað þegar við höfum ekki fastan stað með mynd af börnunum okkar, hundinum, blómum eða því sem við viljum hafa á borðinu okkar“

Og þó að mörg fyrirtæki noti í upphafi efnahagsleg rök til að koma á frjálsri sætaskipan, telur Maisa að það geti verið full ástæða til að endurskoða þann útreikning.

„Það er annar þáttur til staðar sem fyrirtæki gleyma að taka með í reikninginn. Nefnilega tíminn“.  Það tekur tíma að finna hlutina sína, finna laust borð, setja upp tölvuna og búnaðinn, stilla borð og stól í rétta hæð og hvaðeina sem tilheyrir áður en þú ert tilbúinn í vinnudaginn.

„Ég held að það væri til bóta fyrir fyrirtækin að reyna að reikna út á hvað þetta kostar í sóun á vinnutíma. Ef þú eyðir fimmtán mínútum á morgnana og fimmtán síðdegis þá safnast kostnaður vegna þessa hratt upp. Að auki getur þessi undirbúnings- og frágangstími skapað gremju sem getur haft áhrif á framleiðni.“

Hún er ekki viss um að frjáls sætaskipan sé komin til að vera og telur að ef vinnumarkaðurinn haldi áfram að þróast í þá átt að fyrirtæki þurfi að berjast um starfsfólkið, þá geti möguleikinn á að geta valið um fasta sætaskipan farið að skipta máli.

„Svo held ég að einhverjir muni nota það sem leið til að laða að starfsfólk. Þá geta þeir sagt að hér hjá okkur getir þú fengið fast pláss“.