Eftir Søren Dalager

Mörg fyrirtæki hafa valið opið vinnurými í þeirri von að skapa vinnuumhverfi og fyrirtækjamenningu þar sem sveiganleiki, þekkingarmiðlun og samvinna eru ríkjandi. En er það raunin þegar til kastanna kemur?

Það getur verið erfitt að einbeita sér í opnu vinnurými þegar starfsfélagar hamra á lyklaborðið, spjalla saman milli borða eða síminn í söludeildinni hringir án afláts.

Árið 2014 gerði Analyse Danmark könnun á opnu vinnurými fyrir vikublaðið A4. Könnunin leiddi í ljós að 60% af þeim sem daglega unnu í opnu vinnurými fannst þeir eiga erfitt með einbeitingu vegna ókyrrðarinnar og hávaðans sem stafaði frá vinnufélögum þeirra. Um 35% svarenda töldu að þeir hefðu gert mistök í vinnunni vegna hávaðans og margir þurftu að vinna yfirvinnu til þess að jafna upp vinnutap vegna einbeitingarskorts.

Ef niðurstöður könnunar eru marktækar er hinn venjulegi vinnudagur sem flestir starfsmenn í opnu rými upplifa, langt frá því að teljast ákjósanlegur.

Líkamlegir rammar

Í mörgum tilfellum er áskorunin sú að skrifstofuhúsnæðið er ekki nógu vel hannað. Það getur til dæmis verið óráðlegt að setja símaver við hliðina á starfsfólki sem þarf að fást við krefjandi og erfið verkefni.

En það er líka mikilvægt að gæta þess að líkamlegir rammar séu virtir.

Verkefni sem COWI stóð fyrir og var styrkt af danska rannsóknarsjóðnum varðandi vinnuumhverfi, leiddi í ljós ýmsa þætti sem þarf að taka til greina við hönnun opins vinnurýmis. Í fyrsta lagi þarf að gera ráð fyrir stöðum þar sem þögn ríkir, fundarherbergjum og svæðum þar sem starfsmenn geta hist og rætt fyrirvaralaust án þess að trufla vinnufélaga sína.

Auk þess ætti að vera meiri sveigjanleiki t.d. að geta skipt um vinnustöð, verið með fartölvu í stað borðtölvu og þráðlaust net svo ekki sé nauðsynlegt að fólk verði alltaf að vinna við skrifborðið sitt.

Til viðbótar ætti að hanna gönguleið með tilliti til vinnustöðva, þannig að starfsmenn trufli sem allra minnst aðra eða verði fyrir truflun þegar þeir sjálfir eða vinnufélagar þeirra koma til eða fara frá sinni vinnustöð.

Sjálfshjálp

Óháð því hversu vel opið vinnurými er hannað er eitt sem er nauðsynlegt til þess að allt gangi upp, samkvæmt niðurstöðum könnunarinnar um opið vinnurými: það er að þeir sem nota rýmið í daglegu starfi sýni skilning á vinnu félaga sinna og sjái tækifæri til þess að móta sitt eigið daglega umhverfi.

Þess vegna getur það reynst vel að stjórnendur og samstarfsmenn ræði saman og nái samkomulagi um leikreglur sem gilda í opna vinnurýminu og á opna vinnustaðnum yfirleitt.

Mörg fyrirtæki vinna að því að skapa góða ramma utan um vinnu starfsfólks en styðja um leið nýjar hugmyndir um vinnuumhverfi, t.d. hið opna vinnurými. Í þessu ferli getur gleymst að taka tillit til einstaklingsþarfa starfsfólks. Það ætti þó að vera hægt að gera ráð fyrir einstaklingsþörfum í hönnun opins vinnurýmis, með tilliti til eðlis þeirrar vinnu sem hver og einn sinnir.

Nauðsynlegt er fyrir starfsmenn í opnu rými að gera stjórnendum grein fyrir því, með milligöngu fulltrúa vinnuumhverfis, að opið rými ætti að samræmast þörfum allra.

Greinin britist fyrst í Forsikring blaði systursamtaka SSF í Danmörku. Tbl. 6, desember 2016.